在准备会议文件时，秘书应向有关部门或个人搜集材料。

根据银行《三农信贷业务担保管理办法（试行）》（农银发〔2008〕342号），对于荒山、荒地、荒丘等承包经营权，以抵押人实际支付的承包价款加上垦荒实际投入的成本扣除已经使用年份所折合成的承包价款为基础确定抵押物价值，抵押率最高不超过20%。