参考答案：会议应列入年度计划，会前应填报会议审批单、会议室使用审批单，前者按照会议级别由相应领导审批（包括核定会议费用），后者由办公室统筹安排会议室。此外，特殊情况无法参会人员，应填报会议请假审批单，向会议组织部门和相应层级领导请准假。