参考答案：1、首先应向客人道歉，并简单说明原因，以尽量得到客人的谅解。

2、向客人询问是否可以改变日期或建议预订其他房间类型等。

3、若是客人不同意，则建议将客人预订暂时列入候补名单上。

4、问清客人联系电话，以便于及时与客人联系。

5、取消或更改原来的预订单，并及时发送到各相关部门或班组。