参考答案：

1）文件的标题应能清楚地说明文件的性质；

2）各类文件应有便于识别其文本、类别的系统编码和日期；

3）文件使用的语言应确切、易懂；

4）填写数据时应有足够的空格；

5）文件制定、审查和批准的责任应明确，并有责任人签名。