参考答案：

（1）分门别类保管，有索引、有目录，查找方便；

（2）集中管理，资料不的存放在个人手中；

（3）装订成册、装入卷柜，符合防火、保密要求；

（4）帐、卡、图、文、数不得存在矛盾；

（5）上级来文及上报函件、报表，有专门卷柜和管理手段，信息传递和反馈要及时有效。