参考答案：(1) 确定文件名，默认扩展名为“.DBF”，文件名的确定一般按照用户的习惯设定，如：收文文件用“SWK”命名，发文文件用“FWK”命名。
(2) 设计数据库文件结构。需要确定每一个字段的字段名，字段类型，字段宽度与小数位数四个结构参数。
(3) 确定数据库间的关联字段。公文管理信息系统的数据库是由多个数据库文件组成的，数据库之间有时需要通过关联关键字段，在不同库文件间建立关联，关联形式有1对1、1对N、甚至N对N的关联。