某建设工程，建设单位为湖南省某公司，监理单位是山东省某建筑工程监理公司，设计单位为北京市某建筑工程设计总院，质监部门为当地质量监督站，施工总承包单位为北京市×建建设工程有限公司，另有土方、防水等分包单位若干家。

总监理工程师刘某于2008年10月11日下达开工令，之后在刘某的主持下召开了第一次工地会议，会议规定建设单位、设计单位、质监部门、总包单位、分包单位应当授权代表参加。

本工程各方约定每周由监理工程师主持召开一次监理例会，会议纪要由总包单位起草，经与会各方代表会签，然后分发给各有关单位。

会议纪要的内容包括：

(1)会议地点及时间。

(2)会议中发言者的姓名及其发言的主要内容。

(3)决定事项。

(4)诸事项分别由何人、何时执行。

背景材料中对本工程监理例会的叙述有何不妥之处？正确的做法是什么？