太湖股份有限公司(下称“太湖公司”)为一家境内外同时上市的公司,主营节能产品,为高新技术企业。由于节能产品顺应了时代要求,各国政府都制定了相应的政策与规划,不断加大政策支持力度,为其快速发展提供了坚实的基础。太湖公司近年来发展速度很快,收入的年平均增长速度为60%,正处于高速成长期。为了理顺各方关系,保障企业的持续发展,太湖公司对生产经营中的每个环节、每项业务从内部控制角度进行了全面梳理,发现了如下情况:
(1)董事会1月份召开会议,对上年的各项工作进行了回顾总结,对下一步工作形成了决议。
①会议决定,内部控制对于建立现代企业制度、完善企业法人治理结构、提升经营业绩非常重要,应当继续完善内部控制制度建设。由于多年来公司高速增长,今年持续高速增长的难度很大,根据本公司目前的形势,决定将实现企业高速增长作为内部控制体系建设的唯一目标,力争在经济效益方面再上一个台阶。
②会议决定,企业应当根据国家有关法律法规和企业章程,建立规范的公司治理结构和议事规则,明确董事会、监事会和经理层在决策、执行、监督等方面的职责权限,形成科学有效的职责分工和制衡机制。为了加强对子公司的有效控制和监督,会议决议,下一级公司的董事长必须由上一级公司董事会成员兼任,以便及时沟通信息,将上级董事会决策的信息贯彻落实到子公司。
③会议决定,利用信息化手段整合和优化内部控制系统,建立内部控制信息系统。内部控制信息系统通常有三种模式,即独立模式、整合模式和附加模式。鉴于公司还是处于内部控制建设初期,决定采取独立模式,将系统开发工作外包给有丰富内部控制管理系统开发经验的第三方软件公司,以后随着企业内部控制体系建设工作的深入,再将内部控制信息系统与企业管理信息系统、业务系统进行集成,实现内部控制信息系统的拓展与其他系统的融合。
(2)太湖公司董事会在2月份召开了有关财务和生产经营会议,并形成下列决议:
①为了抓住机遇,实现公司的持续高速增长,进一步扩大生产能力,会议决定启动高压钠灯建设项目。该项目将使公司产能提高30%,进一步提升公司在本领域的竞争优势地位。
②上述高压钠灯项目需要投入10亿元建设和运营资金,会议决定通过发行企业债券筹集该笔巨额资金。
③节能企业要提高竞争能力,提高科技含量是关键,为此必须加大研发投入力度,保持技术领先。会议决定,投入8000万元资金进行高效节能新技术的研究。
(2)生产能力扩大后,应加强营销力度,不能造成产品积压。为此,应采取更为宽松的销售政策。在境内销售方面,要加大与地方政府、事业单位和企业的合作,积极推进高压钠灯的使用,即使货款回收时间较长也可供货;在境外销售方面,除继续开拓传统的欧美市场外,在新兴国家也要稳步推进。境外销售除了采用美元、欧元结算外,对于外汇比较短缺的国家,可以采用当地货币结算。通过这些措施,力争本年收入比上年增长50%以上。
(3)太湖公司12月份在董事长主持下召开内部控制评价会议,形成如下决议:
①内部控制评价是内部控制的重要组成部分,会议决定由总经理全权负责内部控制评价,出具评价报告。
②内部控制评价中应当遵循全面性原则,包括评价内部控制设计与运行,涵盖企业的各种业务和事项,对实现控制目标的各个方面进行全面、系统、综合评价;此外,应遵循重要性原则和客观性原则。
③内部控制评价具体由财务部抽调精兵强将执行。财务部对整个企业的资金活动非常熟悉,对管理中的漏洞具有敏感性,比较容易查出问题,堵塞漏洞。
④对内部控制评价中发现的内部控制缺陷,包括一般缺陷、重要缺陷和重大缺陷,应采取书面形式直接向总经理报告,由总经理采取补救措施,确保公司生产经营的顺利进行。
(4)太湖公司内部控制审计情况如下:
①公正会计师事务所接受太湖公司的委托,负责内部控制审计工作,出具内部控制审计报告。出于节约时间、节约费用的考虑,同时委托公正会计师事务所出具财务报表审计报告。
②太湖公司将财务报表审计和内部控制审计视同二项独立业务,分别签订业务约定书和支付费用。根据签订的内部控制审计业务约定书规定,公正会计师事务所应对太湖公司2012年12月31日内部控制设计与运行的有效性进行审计。业务约定书还规定,为了提高效率,对于太湖公司的子公司内部控制审计,公正会计师事务所应完全利用太湖公司内部审计部门提供的内部控制评价资料,不必单独做内控审计底稿。
③公正会计师事务所在内部控制审计中发现,由于太湖公司对新招聘的员工培训时间短、承担的任务重,新员工在业务处理中熟练程度不够,经常出现失误,虽然得到及时的纠正,没有给企业和客户直接造成经济损失,但给企业带来了一定的负面影响。为此,公正会计师事务所出具了否定意见的审计报告。
(5)甲公司为太湖公司的全资子公司,主要从事某节能产品的生产。太湖公司在内控检查中发现:
①仓库保管员负责登记存货明细账,以便对仓库中的所有存货项目的验收、发出、存储进行永续记录。
②当收到验收部门送交的存货和验收单后,根据验收单登记存货明细账。
③各车间或其他部门需要领取原材料,都可以直接填写领料单,仓库保管员根据领料单发出原材料。
④甲公司辅助材料的用量很少,因此,领取辅助材料时,没有要求使用领料单。各车间经常有辅助材料剩余,这些材料由车间自行保管,无须通知仓库。
⑤甲公司没有要求仓库定期盘点,如果仓库保管员有时间,偶尔也会对存货进行实地盘点。
除上述事项外,不考虑其他因素。
要求:
根据《企业内部控制基本规范》和《企业内部控制配套指引》:
逐项指出资料(5)中甲公司对存货管理中存在哪些薄弱环节,并指出应采取的改进措施。
参考答案:资料(5)中:
(1)保管员登记存货明细账是存货管理中的薄弱环节:存货的保管和记录职责没有分离,将可能导致存货保管人监守自盗,并通过篡改存货明细账来掩饰舞弊行为,存货实际供应量可能会被高估。
应采取的改进措施:企业应建立永续盘存制,仓库保管人员设置存货台账,按存货的名称分别登记存货收、发、存的数量;财务部门设置存货明细账,按存货的名称分别登记存货收、发、存的数量、单价和金额。
(2)根据验收单登记存货明细账是存货管理中的薄弱环节:仓库保管员收到存货时不填制入库单,而是以验收单作为记账依据,将可能导致一旦存货数量或质量上发生问题,无法明确是验收部门还是仓库保管人员的责任。
应采取的改进措施:仓库保管员应在收到验收部门送交的存货和验收单后,根据入库情况填制入库单,并据以登记存货实物收、发、存台账。入库单应事先连续编号,并由交接各方签字后留存。
(3)各车间等原材料使用部门直接填制领料单领取原材料是存货管理中的薄弱环节:存货的领取未进行审批控制,将可能导致材料的领用失控,造成原材料的浪费或被贪污。
应采取的改进措施:企业应对原材料和辅助材料等各种存货的领用实行审批控制。即各车间提供生产计划编制领料单,经授权人员批准签字,仓库保管员经检查手续齐备后,办理领用。
(4)辅助材料领用不使用领料单和剩余材料车间自行保管是存货管理中的薄弱环节:不使用领料单就无法对领料进行控制;辅助材料剩余后车间自行保管,可能导致资源浪费。
应采取的改进措施:领用辅料应填制领料单并授权批准后领用;对剩余的辅助材料实施假退库控制,保证剩余辅助材料的合理利用,避免资源浪费。
(5)仓库不要求定期盘点是存货管理中的薄弱环节:存货未实行定期盘点制度,将可能导致存货出现账实不符现象,无法掌握存货的真实状况。
应采取的改进措施:实行存货的定期盘点制。企业应当建立存货盘点清查工作规程,结合本企业实际情况确定盘点周期、盘点流程、盘点方法等相关内容,盘点后要有完整的盘点记录,对盘盈、盘亏进行及时处理。