参考答案：

（1）件号。件号包括室编件号和馆编件号。

（2）责任者。是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名机关，或者是一个机关或机关内部的一个机构，也可以是几个机关，或者是一个人或若干人。

（3）文号。即发文的字号，是由发文机关按发文次序编制的顺序号。

（4）题名。即文件标题，它直接表达文件内容和中心主题，是了解归档文件内容的主要检索点。