参考答案：1、首先应向客人表示歉意，并说明原因。

2、预订员应用商量的口气询问客人是否有变动的可能。

3、如果客人表示否定，则预订员应询问客人是否愿意将其列入候补订房客人名单内。并向客人说明饭店会按客人留下的电话号码及候补名单序号顺序通知客人前来办理预订手续。

4、如果此时客人表示不愿意，可以婉拒客人或向客人提供其他信息并建议客人到其他饭店预订。