参考答案：1、首先判断要求变更房号的时间。

2、若在VIP客人抵达饭店前，应记录取消人的姓名、工作单位、日期、时间、经手人。

3、通知饭店的接待部门和人员，并做电脑取消。

4、若在客人抵达饭店后，除需要记录以上取消预订人的资料外，还应通知饭店的接待部门和人员，并做好电脑取消。