参考答案：

（1）不使用已撤消和过时文件，必须是现行版本；（2）将文件放在工作时能随时查阅的额地方；（3）保持文件的清晰和完整，不涂改；（4）不擅自复制和销毁文件；（5）通过程序修订，不得任意修订。