阅读以下关于项目进度管理的说明,根据要求回答下面问题。
[说明]
PH公司是一家系统集成商,杨某是PH公司的一名高级项目经理,现正在负责一个财务管理系统的开发项目。他认真分析了项目的技术特点,并很快组建了自己的项目团队。杨经理对自己的团队很满意,因为这些成员对该项目所采用的技术都很熟悉,且他们都有一定的开发经验。在项目开始的第一个月,项目团队给出了一个粗略的进度计划,估计项目的开发周期为11~16个月。两个星期后,产品需求已经确定并得到了批准,杨经理制订了一个以11个月为期限的初步进度表,项目团队成员对这11个月的进度计划也相当乐观,因为项目的目标已经确定,并且开始书写需求规格说明书,概要设计也已经开始。
杨经理认为,项目的详细进度表在半个月之内就可以提交,因为他以前曾做过一个类似的项目,不用花费太多的时间去制订这个进度表。在接下来的8天里,他努力地制订详细的进度计划。为了让他的项目成员去做一些他们“应该做的”设计、开发等工作,杨经理在做计划时没有让技术人员参与详细进度表的制订。杨经理依据每个人员的最高生产效率和最佳的开发状态来编制计划。经过几天的努力,杨经理给出了详细进度表的草稿,并交付审核。相关评审人员经过评审,给出了如下的意见。
①该计划进度安排很紧张,没有任何多余时间,应引起高度重视。
②这对于用户来说是一个“最合适的”进度计划。
该进度计划还是被通过,并形成了该项目的正式进度计划。当项目团队成员认真分析完这份进度计划后,认为进度太紧张,任务可能无法完成。他们认为目前的项目团队人员太少,也没有充分考虑休假、节日和其他机动时间。除了以上的主要问题外,项目团队成员还提出了一些其他的问题,但基本上没有得到相应的重视。只是为了缓解项目团队成员的抱怨情绪,在报请上级主管批准后,杨经理将进度表中的计划工期延长了5个星期。
1.请用400字以内的文字,结合你的项目管理经验,分析杨经理在进度管理方面主要存在哪些问题
参考答案:①制订统一模板的项目进度报告,检查当前的完成情况。
②制订进度变更控制系统,管理进度变更。
③计算进度偏差(SV)与进度效果指数(SPI),数量化偏差情况。
④综合运用制订进度的工具、项目管理软件,以减轻管理工作量。
⑤使用计划比较甘特图,节省用于分析进度的时间。
⑥偏差分析,将需要关注的偏差按项目绩效原因、计划估算原因和特殊事件原因分门别类,并分别采取措施。
⑦资源平衡,以在资源之间均匀地分配工作。
⑧假设条件情景分析,以评审各种可能的情景,使实际进度跟上项目计划。
⑨对关键路径活动和非关键路径活动设置不同的闽值决定是否采取纠正措施。
⑩定期举行项目会议,如每天早上的10分钟会议、周例会等。
解析: 进度控制是监控项目的状态以便采取相应措施,以及管理进度变更的过程。它依据项目进度基准计划对项目的实际进度进行监控,使项目能够按时完成。有效项目进度控制的关键是监控项目的实际进度,及时、定期地将它与计划进度进行比较,并立即采取必要的纠正措施。项目进度控制必须与其他变化控制过程紧密结合,并且贯穿于项目的始终。当项目的实际进度滞后于计划进度时,应及时发现问题、分析问题根源并找出妥善处理的解决办法。对进度的控制,还应当重点关注项目进展报告和执行状况报告,它们反映了项目当前在进度、费用、质量等方面的执行情况和实施情况,是进行进度控制的重要依据。具体的技术或方法如下。
①制订统一模板的项目进度报告,检查当前的完成情况。项目进展报告及当前进度状态需包含实际开始与完成日期,以及未完计划活动的剩余持续时间。如果采用挣值分析,则需要包含有正在进行的计划活动的完成百分比。
②制订进度变更控制系统,管理进度变更。该系统规定项目进度变更所应遵循的规则,包括书面申请、追踪系统,以及核准变更的审批级别。将进度变更控制纳入综合变更控制系统,综合控制相关变更。
③计算进度偏差(SV)与进度效果指数(SPI),数量化偏差情况。SV和SPI用于估计实际发生任何项目进度偏差的大小,以判断已发生的进度偏差是否需要采取纠正措施。
④综合运用制订进度的工具、项目管理软件,以减轻管理工作量。用于制订进度表的项目管理软件能够追踪、比较计划日期与实际日期,预测实际或潜在的项目进度变更所带来的后果,因此是进度控制的有用工具。
⑤使用计划比较甘特图,节省用于分析进度的时间。
⑥偏差分析,将需要关注的偏差按项目绩效原因、计划估算原因和特殊事件原因分类,并分别采取措施。
⑦资源平衡,以在资源之间均匀地分配工作。
⑧假设条件情景分析,以评审各种可能的情景,使实际进度跟上项目计划。
⑨对关键路径活动和非关键路径活动设置不同的阈值,决定是否采取纠正措施。
⑩收集相关经验教训,更新组织过程资产。
(11)定期举行项目会议,如每天早上的10分钟会议、下午的10分钟会议或周例会,也是进度控制的好办法。