参考答案：

营业部在接到预订的同时，应及时将预订客人的姓名、顾客开球时间，总人数，每组人数，顾客类型（会员、嘉宾、散客）等准确地通知竞技部，以便竞技部随时掌握来访客人动态，提前做好场地使用预测和球童安排等。