拒绝公证的法定情形有哪些？

某机电公司承建某四星级宾馆的机电安装工程任务。该工程的设计单位在设计中选用多项新材料（如卫生间节能灯、电气插销和照明开关、通风空调系统的通风配件和保温材料、热水管柔性接管等）和节能型燃气锅炉等。该工程于2004年9月竣工，并投入使用。该公司工程部编制了工程回访计划，定于2005年第一季度对业主采用电子信箱信息传递方式，将一份“顾客满意度信息调查表”给顾客。业主反馈回来的调查表中，反映卫生间的节能灯经常被烧坏，起不到节能效果，反而增加费用开支；冬季有几个房间通风空调送热风不稳定等意见，顾客评价为一般。

以电子信箱信息传递方式是否适当？回访时机是否合适？