参考答案：

（1）首先了解开会人数

（2）如人数很多，建议客人使用饭店会议室

（3）如人数不多，可予以同意，并按规定增加房间椅子及烟灰缸

（4）如人数很多，并且一定要在房间开会，须及时通知大堂副理，由大堂副理与客人协商。