2008年中秋节前，××省××市各部门相继收到政府办公室关于放假通知的内部传真明电。这份9月9日发出的《关于2008年中秋节放假安排的通知》，由××市人民政府办公室主任何某签批，其中有这样一段内容： “节假日期间各地各部门要妥善安排好值班和安全、保卫等工作……确保人民群众度过一个详和平安的端午节。” 明明是中秋节的放假通知，结尾时却变成了“端午节”看到通知的各部门办公室工作人员纷纷打电话到政府办公室询问，才知道通知出错了。 9月10日，××市人民政府办公室工作人员立即重新发布更正后的放假通知。9月11日，××市机关行政效能建设办公室下发了“问责通报”，上任才一个多月的何某被停职反省。市政府办公室也即刻召开会议，综合科科长、副科长被免职。 问题：

从秘书实务的文字工作和文书处理的规范要求看如何防止类似现象的发生。