总经理洪寒下午2:00要和业务部讨论如何开展西服加工贸易工作，这项工作是公司对外贸易的第一笔业务，关系到公司对外贸易工作能否顺利开拓。接着，下午4:00又要和一位客户商洽一笔重要的交易，他希望花一个小时的时间与这个客户商讨，5:00，结束。但是恰巧当天上午，办公室又收到某一政府单位临时开会的通知书，上面写着会议的时间是下午3:00，必须由洪寒亲自参加，而且通知书上没有写清会议结束的具体时间。
问题：如果你是洪寒先生的秘书，你该怎么办呢并简要说明理由。

请举例来说明期货交易的套期保值作用。