[背景材料]
某高等学校采购下列货物:
(1)小轿车2辆,合同估算价为人民币25万元;
(2)书柜30套,合同估算价为人民币8万元;
(3)学生用桌椅100套,合同估算价为人民币20万元。在政府《集中采购目录》中包括轿车和单项或批量金额在人民币10万元以上的家具。经省财政局批准,本次采购由该学校采用竞争性谈判方式进行,确定邀请A、B、C、D 4家家具供应商和甲、乙、丙3家汽车经销商参加谈判,并分别发出了竞争性谈判文件。谈判文件规定:包括谈判文件上的报价在内的两轮报价为最终报价。在进行谈判当日,由主管副校长、设备处处长、汽车队队长、总务处处长和监委书记组成的谈判小组与各供应商进行了谈判。
第二轮封闭报价结束后,设备处处长口头通知家具供应商因为报价均超过预算,所以要进行第三次报价。各家具供应商都表示同意,并进行了第三次报价,最终B家具供应商因价格方面略占优势,成为第一预中标人。
汽车谈判由于专业性较强,主管副校长决定由汽车队队长主持,又聘请了2名有丰富经验的老司机当顾问。谈判中,由于乙汽车经销商谈判申请文件的报价最低,故主管副校长决定乙汽车经销商为成交人。其他经销商认为竞争性谈判程序违法,未进行二次报价,于是上告到该学校的主管部门——教育委员会,要求宣布此次汽车采购无效。
[问题]
针对本次采购,设置一个完整的竞争性谈判程序并予以说明。
参考答案:竞争性谈判有一套严格的程序,包括成立谈判小组、编制谈判文件、邀请谈判供应商、发出谈判文件、受理谈判申请文件、谈判、最终报价、评估报告、确定成交供应商、合同签订与备案等。不同的采购项目,其谈判小组的组成和谈判文件会有不同的侧重点。竞争谈判可以组织供应商多次报价。
本项目竞争性谈判程序如下:
(1)分别成立家具领域和汽车领域的由技术、经济专家组成的3人以上的谈判小组,其中专家的人数不得少于成员总数的2/3。
(2)编制谈判文件,家具采购需明确谈判程序及办公桌椅、书柜的具体结构形式、规格尺寸、外观及五金件要求等事项,汽车采购需明确谈判程序及汽车规格、排量、颜色、内饰、性能要求、能耗等。
(3)邀请谈判供应商,在生产学生用桌椅、办公书柜等方面有良好信誉的生产厂商中择优选择4家供应商参加谈判;在有良好信誉的汽车经销商中选择3家参加谈判,并向其发出谈判邀请书。
(4)针对确定的谈判对象发出谈判文件。
(5)接收在申请截止时间前递交的谈判申请文件,在谈判文件中规定的时间和地点受理谈判申请文件。
(6)由谈判小组与供应商分别谈判,统一质量标准、技术参数、需求等。
(7)供应商在统一的基础上二次报价。
(8)谈判小组完成书面的评估报告,确定成交候选人名单及签订合同应注意的事项。
(9)采购人确定成交供应商,发布成交结果公告,发出成交通知书,并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。
(10)采购人与成交供应商签订合同,必要时,在与成交供应商签订完合同后7个工作日内,将采购合同副本报行政监管机构备案。