参考答案：

A．出国前需要办理的各种手续：

（1）撰写出国申请；（2）办理护照；（3）办理签证；（4）办理《国际预防接种证书》；（5）办理出境登记卡 ；（6）订购机票。

B．应携带的必备资料 ：

（1） 办理护照应携带主管部门的出国任务书和出国人员政审批件、所去过有关公司的邀请函、2寸正面免冠半身相片等； （2） 办理签证应携带护照 ；（3） 办理出境卡应携带出国人员的护照、户口本、居民身份证 。

C．出行前秘书要做的准备：（1） 办理出国相关手续；（2） 了解外汇信息，办理兑换外汇 ；（3） 准备随身携带物品 ；（4） 准备文件 ；（5） 编写旅程时间表 ； （6） 准备相关证件；（7） 收集美国的背景资料 。

D．谈判开始时间为北京时间5月9日20点。