参考答案：

（1）出国前需要办理的各种手续：

①撰写出国申请 ；（0.5分）②办理护照 ；（0.5分） ③办理签证 ；（0.5分） ④办理《国际预防接种证书》；（0.5分） ⑤办理出境登记卡 ；（0.5分） ⑥订购机票。 （0.5分）

（2）出行前秘书要做的准备 ：

①办理出国相关手续（0.5分）； ②了解外汇信息，办理兑换外汇（0.5分）； ③准备随身携带物品（0.5分） ；④准备文件 （0.5分）； ⑤编写旅程时间表 ；（0.5分） ⑥准备相关证件； （0.5分） ⑦收集美国的背景资料；（0.5分）

（3）谈判开始时间为北京时间5月9日20点。（0.5分）