参考答案：(1)出国前需要办理的各种手续
①撰写出国申请；②办理护照；③办理签证；④办理《国际预防接种证书》；⑤办理出境登记卡；⑥订购机票。
(2)应携带的必备资料
①办理护照应携带主管部门的出国任务书和出国人员政审批件、所去过有关公司的邀请函、2寸正面免冠半身相片等；②办理签证应携带护照；③办理出境卡应携带出国人员的护照、户口本、居民身份证。
(3)出行前秘书要做的准备①办理出国相关手续；②了解外汇信息，办理兑换外汇；③准备随身携带物品；④准备文件；⑤编写旅程时间表；⑥准备相关证件；⑦收集美国的背景资料。
(4)谈判开始时间为北京时间5月9日20点