参考答案：

审核员在每个部门对其活动及其功能进行审核时，使用作提示或备忘录的文件。

检查表的作用：

检查表列出了需审核的要点，以确保审核覆盖面的完整；

使审核目的清楚，并使审核按计划进度进行；

减少审核的偏见并减轻审核工作量；

作为审核记录（报告）的历史参考文件；

使受审核方确信审核员的专业水平。